Woningborg gebouw.png

Digitaal ondertekenen & Woningborg Portaal

26 november 2020

Om onze ingeschreven ondernemingen beter van dienst te kunnen zijn, hebben wij twee nieuwe tools ontwikkeld. Woningborg is recentelijk een samenwerking aangegaan met ValidSign waardoor we documenten voortaan digitaal kunnen ondertekenen.

De tweede tool is het Woningborg Portaal. Dit is een digitale omgeving waar straks met één druk op de knop het Risico Totaal Overzicht (RTO), ook wel bekend als obligo-overzicht, beschikbaar is.

Digitale ondertekening

Documenten zoals Algemene Voorwaarden, zekerheden en planovereenkomsten worden op dit moment nog op papier ondertekend door uw onderneming en Woningborg.

Woningborg is recent een samenwerking aangegaan met ValidSign, waardoor we deze documenten digitaal kunnen ondertekenen met beide partijen.

Hierdoor versnellen we het proces en verkleinen we de impact op het milieu door minder papier te gebruiken.

Om uw toestemming te krijgen voor digitaal ondertekenen, heeft u een brief van ons ontvangen.

Woningborg Portaal

In november lanceren wij het Woningborg Portaal. Een digitale omgeving waar straks met één druk op de knop het Risico Totaal Overzicht (RTO) van uw onderneming beschikbaar is.

Het RTO staat ook wel bekend als obligo-overzicht. Om u toegang te kunnen geven tot het nieuwe portaal, hebben wij uw toestemming nodig. Dit doen wij met behulp van het nieuwe digitale ondertekenen.

Mijn Woningborg

Vooralsnog blijft Mijn Woningborg naast het Woningborg Portaal bestaan. Mijn Woningborg blijft dus de plaats waar u benodigde documenten voor onder andere planaanmeldingen kunt vinden.

Veelgestelde vragen

Ik heb geen formulier voor toestemming ontvangen?

Heeft u het toestemmingsformulier voor gebruik van digitale ondertekening niet ontvangen? Als u dit formulier invult dan sturen wij u een nieuw formulier of nemen contact met u op. 

 

Wat is ValidSign?

ValidSign is een organisatie die in heel Europa meer dan 1000 (grote) bedrijven ondersteunt met digitaal ondertekenen. Woningborg heeft voor hen gekozen omdat wij betrouwbaarheid en kwaliteit erg belangrijk vinden.

Welke documenten worden er digitaal ondertekend?

Dit kunnen allerlei documenten zijn zoals zekerheden, voorwaarden, planovereenkomsten, etc.

 

Hoe werkt digitale ondertekening?

Er wordt een e-mail met een link naar het te ondertekenen document verzonden naar de tekenbevoegde(n) van uw onderneming. De tekeningsbevoegde(n) word(t)(en) door middel van een tweefactorautenticatie geverifieerd waarna de ondertekening plaats kan vinden. Na ondertekening ontvangt de tekenbevoegde per e-mail het ondertekende document.

Moet ik akkoord gaan met digitaal ondertekenen?

Nee. Als als u geen toestemming geeft, ontvangt u de documenten per post ter ondertekening. Woningborg is echter van mening dat digitale ondertekening een goede ontwikkeling is, zeker in de tijden waarin er steeds meer vanuit huis gewerkt wordt. Daarnaast willen wij onze impact op het milieu verkleinen door papier te besparen.

Wordt met tekenbevoegden alleen diegenen bedoeld die ingeschreven staan bij de KvK?
Ja, alleen diegenen die bij de Kamer van Koophandel zijn geregistreerd als tekenbevoegd, kunnen worden opgegeven als tekenbevoegd. De tekenbevoegden kunnen straks in het Woningborg Portaal wel andere werknemers machtigen om in te loggen in het portaal om het RTO (obligo-overzicht) in te zien.  
Is de elektronische handtekening via ValidSign voldoende betrouwbaar?

De Nederlandsche Bank heeft in mei 2020 aangegeven wanneer een elektronische handtekening als voldoende betrouwbaar beschouwd kan worden: Een voldoende betrouwbaar identificatiemiddel is een identificatiemiddel dat voldoet aan het betrouwbaarheidsniveau ‘substantieel’ of ‘hoog’ als bedoeld in de eIDAS verordening. De door Woningborg gekozen werkwijze via ValidSign met tweefactorauthenticatie voldoet hieraan en kan derhalve als voldoende betrouwbaar bestempeld worden.

 

Wat betekent tweefactorauthenticatie?

Een tweefactorauthenticatie (2FA) is een authenticatie methode waarbij je twee stappen succesvol moet doorlopen om ergens toegang tot te krijgen. Voor de digitale ondertekening heeft Woningborg gekozen om gebruik te maken van het directe e-mailadres en mobiele telefoonnummer (waarop een cryptografische code per SMS binnen zal komen die nodig is voor de bevestiging van de ondertekening) van de persoon of personen die een document moeten ondertekenen.

Hoe krijgt mijn onderneming toegang tot het Woningborg Portaal?

Na retournering en verwerking van het formulier ten behoeve van digitale ondertekening wordt er een e-mail met een link voor de digitale ondertekening voor de documenten t.b.v. het Woningborg Portaal verzonden aan de ondertekenaar(s). Na de digitale ondertekening en verwerking van deze documenten wordt het Woningborg Portaal voor uw onderneming ter beschikking gesteld.

Krijgen we nu niet meer ieder kwartaal een papieren risico totaal overzicht toegestuurd?

Nee, het papieren risico totaal overzicht wordt voor de ingeschreven ondernemingen  vervangen door het digitale overzicht op het Woningborg Portaal. Hiermee heeft uw onderneming op ieder moment inzage in het risico totaal overzicht en verkleinen we de impact op het milieu door minder papier te gebruiken.

Wie krijgen er van onze onderneming toegang tot het Woningborg Portaal?

De tekenbevoegde(n) van de onderneming krijgt / krijgen als eerste beheerder(s) toegang tot het portaal en bepalen voor de onderneming wie er toegang krijgt.

Blijft Mijn Woningborg bestaan?

Vooralsnog blijft mijn.woningborg.nl naast het Woningborg Portaal bestaan. Mijn Woningborg blijft dus de plaats waar u veel informatie en benodigde documenten voor bijvoorbeeld planaanmeldingen kunt vinden.

Kan ik ook plannen aanmelden in het Woningborg Portaal?

Nee, op dit moment kunt u het risico totaal overzicht (obligo overzicht) inzien. Hieronder valt ook het inzien van de status van een plan (aangemeld of geaccepteerd) en de status van de bouwnummers onder het plan (onverkocht, verkocht of opgeleverd).

Wij werken uiteraard hard aan toekomstige functionaliteiten.

Heeft digitale ondertekening ook betrekking op de model (koop-/)aannemingsovereenkomsten welke met de kopers worden ondertekend?

Nee, de digitale ondertekening welke Woningborg wil gaan hanteren heeft alleen betrekking op documenten welke door Woningborg aan uw onderneming worden voorgelegd ter ondertekening.

 

Kan onze holding ook op het Woningborg Portaal inloggen om het risico totaal overzicht (obligo overzicht) van het concern in te zien?

Nee, op dit moment wordt het Woningborg Portaal alleen op inschrijvingsniveau aangeboden. Hierop kan het risico totaal overzicht van de betreffende onderneming worden ingezien.

De concern overzichten blijven wij vooralsnog ongewijzigd per post verzenden.

 

Kunnen alleen tekenbevoegde(n) gebruikmaken van het Woningborg Portaal en het RTO (obligo overzicht) inzien?

Nee, de tekenbevoegden kunnen straks in het Woningborg Portaal andere werknemers machtigen om in te loggen in het portaal om het RTO (obligo-overzicht) in te zien. 

Heeft digitale ondertekening ook betrekking op de ondertekening van de planaanmeldingsformulieren?

Nee, de digitale ondertekening is op dit moment nog niet bedoeld voor de planaanmeldingsformulieren. De procedure voor het indienen van planaanmeldingen blijft vooralsnog ongewijzigd. Deze kunt u ingescand per mail blijven verzenden. 

Stel een vraag