Digitaal ondertekenen en Woningborg Portaal

Woningborg heeft twee nieuwe tools ontwikkeld waarmee we onze ingeschreven ondernemingen van dienst willen zijn. 

Digitale ondertekening
Woningborg is recent een samenwerking aangegaan met ValidSign, waardoor we documenten zoals Algemene Voorwaarden, zekerheden en planovereenkomsten digitaal kunnen ondertekenen. Per post is aan alle ingeschreven ondernemingen het ‘Formulier digitale communicatie en ondertekening’ toegezonden in verband met juridische toestemming. Het ondertekenen van dit document is noodzakelijk om in de toekomst de documenten van Woningborg digitaal te mogen ondertekenen. In de brief is 6 november genoemd als uiterste inzenddatum. Echter u kunt het formulier nog steeds opsturen. We ontvangen het originele getekende document graag per post retour. 

Woningborg Portaal
Het Woningborg Portaal is een digitale omgeving waar straks met één druk op de knop het Risico Totaal Overzicht (RTO), ook wel bekend als obligo-overzicht, beschikbaar is. Voor het gebruik van het portaal is toestemming vereist die we via digitaal ondertekenen willen verwerken. 

 

Veel gestelde vragen

Ik heb geen formulier voor toestemming ontvangen?

Heeft u het toestemmingsformulier voor gebruik van digitale ondertekening niet ontvangen? Als u dit formulier invult dan sturen wij u een nieuw formulier of nemen contact met u op. 

 

Wat is ValidSign?

ValidSign is een organisatie die in heel Europa meer dan 1000 (grote) bedrijven ondersteunt met digitaal ondertekenen. Woningborg heeft voor hen gekozen omdat wij betrouwbaarheid en kwaliteit erg belangrijk vinden.

Hoe werkt digitale ondertekening?

Er wordt een e-mail met een link naar het te ondertekenen document verzonden naar de tekenbevoegde(n) van uw onderneming. De tekeningsbevoegde(n) word(t)(en) door middel van een tweefactorautenticatie geverifieerd waarna de ondertekening plaats kan vinden. Na ondertekening ontvangt de tekenbevoegde per e-mail het ondertekende document.

Welke documenten worden er digitaal ondertekend?

Dit kunnen allerlei documenten zijn zoals zekerheden, voorwaarden, planovereenkomsten, etc.

 

Moet ik akkoord gaan met digitaal ondertekenen?

Nee. Als als u geen toestemming geeft, ontvangt u de documenten per post ter ondertekening. Woningborg is echter van mening dat digitale ondertekening een goede ontwikkeling is, zeker in de tijden waarin er steeds meer vanuit huis gewerkt wordt. Daarnaast willen wij onze impact op het milieu verkleinen door papier te besparen.

Wordt met tekenbevoegden alleen diegenen bedoeld die ingeschreven staan bij de KvK?
Ja, alleen diegenen die bij de Kamer van Koophandel zijn geregistreerd als tekenbevoegd, kunnen worden opgegeven als tekenbevoegd. De tekenbevoegden kunnen straks in het Woningborg Portaal wel andere werknemers machtigen om in te loggen in het portaal om het RTO (obligo-overzicht) in te zien.  
Is de elektronische handtekening via ValidSign voldoende betrouwbaar?

De Nederlandsche Bank heeft in mei 2020 aangegeven wanneer een elektronische handtekening als voldoende betrouwbaar beschouwd kan worden: Een voldoende betrouwbaar identificatiemiddel is een identificatiemiddel dat voldoet aan het betrouwbaarheidsniveau ‘substantieel’ of ‘hoog’ als bedoeld in de eIDAS verordening. De door Woningborg gekozen werkwijze via ValidSign met tweefactorauthenticatie voldoet hieraan en kan derhalve als voldoende betrouwbaar bestempeld worden.

 

Wat betekent tweefactorauthenticatie?

Een tweefactorauthenticatie (2FA) is een authenticatie methode waarbij je twee stappen succesvol moet doorlopen om ergens toegang tot te krijgen. Voor de digitale ondertekening heeft Woningborg gekozen om gebruik te maken van het directe e-mailadres en mobiele telefoonnummer (waarop een cryptografische code per SMS binnen zal komen die nodig is voor de bevestiging van de ondertekening) van de persoon of personen die een document moeten ondertekenen.

Hoe krijgt mijn onderneming toegang tot het Woningborg Portaal?

Na retournering en verwerking van het formulier ten behoeve van digitale ondertekening wordt er een e-mail met een link voor de digitale ondertekening voor de documenten t.b.v. het Woningborg Portaal verzonden aan de ondertekenaar(s). Na de digitale ondertekening en verwerking van deze documenten wordt het Woningborg Portaal voor uw onderneming ter beschikking gesteld.

Krijgen we nu niet meer ieder kwartaal een papieren risico totaal overzicht toegestuurd?

Nee, het papieren risico totaal overzicht wordt voor de ingeschreven ondernemingen  vervangen door het digitale overzicht op het Woningborg Portaal. Hiermee heeft uw onderneming op ieder moment inzage in het risico totaal overzicht en verkleinen we de impact op het milieu door minder papier te gebruiken.

Wie krijgen er van onze onderneming toegang tot het Woningborg Portaal?

De tekenbevoegde(n) van de onderneming krijgt / krijgen als eerste beheerder(s) toegang tot het portaal en bepalen voor de onderneming wie er toegang krijgt.

Blijft Mijn Woningborg bestaan?

Vooralsnog blijft mijn.woningborg.nl naast het Woningborg Portaal bestaan. Mijn Woningborg blijft dus de plaats waar u veel informatie en benodigde documenten voor bijvoorbeeld planaanmeldingen kunt vinden.

Kan ik ook plannen aanmelden in het Woningborg Portaal?

Nee, op dit moment kunt u het risico totaal overzicht (obligo overzicht) inzien. Hieronder valt ook het inzien van de status van een plan (aangemeld of geaccepteerd) en de status van de bouwnummers onder het plan (onverkocht, verkocht of opgeleverd).

Wij werken uiteraard hard aan toekomstige functionaliteiten.

Heeft digitale ondertekening ook betrekking op de model (koop-/)aannemingsovereenkomsten welke met de kopers worden ondertekend?

Nee, de digitale ondertekening welke Woningborg wil gaan hanteren heeft alleen betrekking op documenten welke door Woningborg aan uw onderneming worden voorgelegd ter ondertekening.

 

Kan onze holding ook op het Woningborg Portaal inloggen om het risico totaal overzicht (obligo overzicht) van het concern in te zien?

Nee, op dit moment wordt het Woningborg Portaal alleen op inschrijvingsniveau aangeboden. Hierop kan het risico totaal overzicht van de betreffende onderneming worden ingezien.

De concern overzichten blijven wij vooralsnog ongewijzigd per post verzenden.

 

Kunnen alleen tekenbevoegde(n) gebruikmaken van het Woningborg Portaal en het RTO (obligo overzicht) inzien?

Nee, de tekenbevoegden kunnen straks in het Woningborg Portaal andere werknemers machtigen om in te loggen in het portaal om het RTO (obligo-overzicht) in te zien. 

Heeft digitale ondertekening ook betrekking op de ondertekening van de planaanmeldingsformulieren?

Nee, de digitale ondertekening is op dit moment nog niet bedoeld voor de planaanmeldingsformulieren. De procedure voor het indienen van planaanmeldingen blijft vooralsnog ongewijzigd. Deze kunt u ingescand per mail blijven verzenden. 

Stel een vraag

Staat uw vraag er niet bij?

Stuur een mail met uw vraag naar Portaal@woningborggroep.nl of neem telefonisch contact met ons op via 0162-484943